Ръководство за работа с ЦАИС ЕОП

ЦАИС ЕОП (Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“) е задължителната платформа за електронно провеждане на обществени поръчки в България. Системата е задължителна среда за провеждане на процедури по Закона за обществените поръчки (ЗОП) от 01.11.2019 г. за централните органи на изпълнителната власт и от 01.01.2020 г. за всички останали възложители.

Благодарение на електронния портал се осъществява пълният цикъл на една обществена поръчка – от публикуването на обявлението на възложителя до сключването на договора и неговото изпълнение. Владеенето на работата с ЦАИС е практическа необходимост: без регистрация и технически достъп участието в обществени поръчки е невъзможно. В тази статия ще намерите пълно ръководство за работа с ЦАИС ЕОП – от регистрацията до подаването на оферта.

Регистрация за работа с ЦАИС ЕОП

За да може да се проведе качествена работа в платформата, е необходима регистрация и създаване на профил в нея. Препоръчително е да направите регистрацията поне седмица преди крайния срок на съответната процедура – техническите проблеми при активирането на профила или при обвързването с КЕП не са рядкост и не представляват основание за удължаване на срокове от страна на възложителя.

Квалифициран електронен подпис (КЕП) – задължително условие

Задължително средство за регистрация в ЦАИС ЕОП е квалифицираният електронен подпис (КЕП) – без него нито регистрацията, нито подаването на оферти са възможни. КЕП се издава от лицензиран доставчик на удостоверителни услуги и трябва да съдържа данни за юридическото лице, от чието име ще бъдат подавани оферти. При подновяване на сертификата старият губи валидация в системата и се налага повторно обвързване – важно е това да се извърши своевременно, за да не се окажете блокирани преди краен срок.

За да се регистрирате успешно, трябва да преминете през следните стъпки:

1. Отваряне на eop.bg и избиране на „Регистрация„;
2. Идентификация с КЕП (автоматично извличане на данните от сертификата);
3. Попълване на информацията на организацията Ви – наименование, ЕИК, адрес на управление, лице за контакт;
4. Свързване на потребителския профил с юридическото лице и посочване на Вашата роля (управител, упълномощено лице, служител);
5. Добавяне на допълнителни потребители при нужда към профила (ако е необходимо).

Основни изисквания към системата

За да функционира ЦАИС ЕОП ефективно, трябва да се уверите, че разполагате с подходяща техническа среда. Системата е чувствителна към конфигурацията на работната станция и проблем с която и да е от изброените по-долу компоненти може да блокира достъпа или подписването точно в критичен момент:

• Последните версии на Google Chrome, Mozilla Firefox, или Microsoft Edge;
• Инсталирано разширение на КЕП – допълнителен софтуер или браузърно разширение за работа с електронния подпис;
• Java Runtime Environment – някои модули за системата изискват JAVA за подписване и криптиране на документи;
• Силна интернет връзка – за качването на файлове и криптирането им.

Силно препоръчително е преди реалното подаване на оферта да извършите тестово влизане и пробно подписване на документ – технически проблем, установен в последния момент, може да е непоправим.

Основни модули на ЦАИС ЕОП

В зависимост от аспекта на изпълнение на процеса по обществени поръчки, ЦАИС разполага с няколко функционални модула. Регистърът на обществените поръчки е публично достъпен без регистрация – в него се публикуват обявления, решения и актуализации по всички процедури, включително срокът за публикуване на обявление за възложена поръчка и обявлението за приключване на договор за обществена поръчка в ЦАИС.

Модулът за подаване на оферти е достъпен само за регистрирани потребители и позволява публикуването и редактирането на електронни оферти. Модулът за електронно разплащане обслужва процесите по плащания, свързани с изпълнението на договори за обществени поръчки – чрез него се проследяват фактури, авансови и междинни плащания. Профилът на купувача се поддържа от всеки възложител в рамките на ЦАИС и съдържа обявления, технически спецификации, образци на документи, разяснения и всички останали решения по съответната процедура.

ЦАИС ЕОП търсене и справки

Регистърът на ЦАИС ЕОП предоставя публична функционалност за търсене – по възложител, по вид процедура, по статус и по времеви период. Чрез ЦАИС ЕОП търсенето може да се извърши без регистрация и е основен инструмент за проследяване на активни и приключили процедури. При нужда от контакт с администраторите на системата, ЦАИС поддържа официален канал за техническа поддръжка, достъпен чрез страницата на АОП.

Как се подава оферта в ЦАИС ЕОП

Подаването на оферта в ЦАИС е структуриран процес, при който всяка стъпка има правно значение и пропускането й може да доведе до отстраняване от процедурата. Процесът започва със създаване на чернова, по която може да се работи неограничено дълго до момента на финалното подписване и подаване.

Попълване на ЕЕДОП в ЦАИС

Централен документ при участието в процедури по обществени поръчки е ЕЕДОП (Единният европейски документ за обществени поръчки). Образецът се изтегля от документацията на съответната поръчка и се попълва директно в ЦАИС. Попълването на ЕЕДОП в ЦАИС изисква внимание към декларираните обстоятелства – неверни данни или пропуснати полета са честа причина за отстраняване на участници.

Към офертата се прилагат и техническото предложение, ценовото предложение, декларации, пълномощни, референции и сертификати, като всеки файл трябва да отговаря на изискванията за формат, размер, наименование и наличие на електронен подпис.

Финализиране и подаване

След качването на всички документи следва преглед на обобщената информация за офертата, подписване на подаването с КЕП и получаване на входящ номер и потвърждение от системата. Входящият номер е доказателство за редовно подадена оферта и трябва да бъде запазен. При установена грешка в офертата може да се подаде нова – при условие че крайният срок не е изтекъл. След изтичането на срока коригирането е невъзможно, а грешката може да е основание за отстраняване от комисията на възложителя.

Стъпка по стъпка, накратко ще обясним каква е процедурата за подаване на оферта:

• Създаване на чернова – по нея можете да работите с неограничено време;
• Попълване на ЕЕДОП (Единен европейски документ за обществени поръчки) – трябва да изтеглите образеца от документацията и да го попълните директно в ЦАИС;
• Качване на документи – техническо предложение, ценово предложение, ЕЕДОП, декларации, пълномощни, референции, сертификати;
• Спазване на изискванията за файловете – формат, наличие на електронен подпис, размер на файловете, наименование на файловете;
• Преглеждане на обобщената информация за офертата;
• Подписване на подаването с КЕП;
• Получаване на входящ номер и потвърждение;
• В случай на наличие на грешка в офертата, трябва да се подаде нова, ако крайният срок не е изтекъл.

Срокове и обявления в ЦАИС ЕОП

Работата с ЦАИС не приключва с подаването на офертата. Възложителите публикуват в системата обявление за възложена поръчка в законоустановения срок след сключване на договора, а след приключване на изпълнението – обявление за приключване на договор за обществена поръчка в ЦАИС. Проследяването на тези публикации е от значение не само за участниците, но и за всеки, който следи законосъобразността на разходването на публични средства. Сроковете за публикуване са регламентирани в ППЗОП и неспазването им е самостоятелно нарушение, което може да бъде предмет на контрол и санкции.

ЦАИС ЕОП като правна и техническа реалност

Работата с ЦАИС ЕОП е едновременно технически и правен въпрос. Платформата е инструментът, но зад всяко поле, документ и срок стои нормативна уредба, чието нарушаване има реални последици – от отстраняване на оферта до обжалване на цялата процедура. Именно затова познаването на системата не е достатъчно само по себе си: необходимо е и разбиране на правилата, по които тя функционира.

Ако имате въпроси относно конкретна процедура, подаване на оферта или възможностите за защита при нередности, консултирайте се с адвокат, специализиран в областта на обществените поръчки.

Често задавани въпроси (FAQ) за работа с ЦАИС ЕОП